Masterclass, conférence en ligne, séminaire digital ou webinar : tous ces évènements constituent une occasion en or de démontrer votre expertise et de vendre vos produits/services à une cible qualifiée. C’est à la fois un outil de promotion et de conversion. Mais avant de transformer vos prospects en clients, il faut d’abord les convaincre de s’inscrire et de participer à votre intervention ! Aujourd’hui, nous allons donc parler de l’importance capitale du mail d’invitation à un webinaire ou à tout autre évènement virtuel : c’est LE canal à privilégier pour avoir un maximum d’inscriptions et faire en sorte que les personnes assistent vraiment à votre présentation le jour J. Et pour vous aider à rédiger un courriel d’invitation, vous trouverez plusieurs exemples inspirants à la fin de cet article.

Annoncer un webinaire ou une masterclass : pourquoi miser sur l’e-mail marketing ?

Il existe plusieurs solutions pour annoncer un webinaire ou une masterclass :

• Publier sur les médias sociaux (Instagram, LinkedIn ou Facebook par exemple).
• Inviter vos contacts en message privé sur ces mêmes réseaux.
• Programmer des campagnes publicitaires ciblées.
• Demander à des partenaires ou à des affiliés de relayer l’information auprès de leur communauté.
• Intégrer une bannière et un formulaire d’inscription sur votre site internet.
• Envoyer un message d’invitation à votre mailing list.

Or, l’e-mail marketing est un canal de communication privilégié pour toucher une audience hautement qualifiée et déjà engagée dans votre tunnel de conversion.

En effet, d’après les statistiques fournies par Go To Webinar, l’e-mailing est à l’origine de 57 % des inscriptions aux webinaires (contre 15 % pour les réseaux sociaux, 14 % pour le site web/blog d’entreprise et 8 % pour une newsletter classique).

Comment écrire un mail d’invitation pour un évènement en ligne ? 

Passons maintenant à l’aspect pratique : rédiger un mail d’invitation requiert quelques bonnes pratiques si vous voulez que vos destinataires consultent votre courrier électronique, le lisent en entier puis cliquent sur votre appel à l’action afin de s’inscrire.

Voici 8 astuces pour écrire un mail d’invitation à un webinaire ou tout autre évènement en ligne :

1. Segmentez votre liste de diffusion pour cibler les prospects qui seraient tout particulièrement intéressés par la thématique que vous allez aborder.
2. Rédigez un titre d’e-mail accrocheur, de manière à piquer la curiosité de vos abonnés.
3. Mentionnez la problématique précise que vous proposez de résoudre. Elle doit correspondre aux préoccupations actuelles de votre public cible.
4. Faites du teasing, en annonçant que vous allez révéler une information inédite lors du webinaire (le détail de votre chiffre d’affaires, l’étude de cas d’une entreprise connue, ou une nouvelle technique que peu de personnes connaissent encore dans votre secteur d’activité par exemple).
5. Misez sur votre marque personnelle et sur la preuve sociale pour donner envie de s’inscrire. Dites en quoi vous êtes légitime pour animer cette présentation et aider votre audience (votre histoire, votre parcours professionnel, vos compétences, vos valeurs, votre engagement, les retours positifs de votre clientèle et/ou vos résultats).
6. Insérez votre appel à l’action plusieurs fois dans votre message (au tout début et/ou à la fin), sous forme de bouton cliquable. Jouez sur le contraste de couleurs pour que ce bouton ressorte parfaitement par rapport au fond, et faites en sorte que sa taille soit assez grande, notamment pour un affichage sur mobile.
7. Variez les intitulés de votre CTA, en misant sur des formulations percutantes et dynamiques, à la 1re personne et au présent de l’indicatif (« Je réserve ma place », « Je ne veux pas rater ça ! », « Je veux apprendre à utiliser Zapier », « Apprends-moi à créer mes cosmétiques solides »).
8. Appliquez toutes les bonnes pratiques pour optimiser votre taux de clics (écrire un texte clair et concis, aller droit au but, jouer sur le sentiment d’urgence en insérant un compte à rebours, etc.).

Enfin, ce n’est pas tout d’avoir des inscriptions : l’e-mail marketing peut aussi vous permettre d’optimiser votre taux de présence, grâce à des messages de relance et à des rappels réguliers, jusqu’à la dernière minute avant l’évènement.

De même, vous avez la possibilité d’envoyer un courriel après l’évènement pour mettre à disposition le replay du webinaire en ligne et présenter à nouveau vos produits/prestations de service.

➡️ Au-delà d’un simple message d’invitation au webinaire ou à la masterclass, nous vous conseillons ainsi de créer une série d’e-mails qui démarre bien en amont de votre évènement, et qui se clôture après son déroulement. Par la suite, vous pourrez analyser les résultats de votre campagne d’e-mailing afin d’identifier les points d’amélioration et faire mieux la fois suivante ! 

3 exemples de mails d’invitation à un webinaire ou une masterclass

Si vous manquez d’inspiration et que vous ne savez pas trop quoi écrire, nous avons sélectionné pour vous 3 exemples de mails d’invitation à un webinaire ou une masterclass. Nous allons analyser les points forts de chaque contenu, ce qui vous permettra d’identifier les bonnes pratiques et vous donnera certainement des idées pour votre propre campagne. 

1. Exemple de mail d’invitation à un webinaire

Commençons par le courriel d’invitation de Nalo, une plateforme de conseil et d’investissement en ligne.

• L’appel est à l’action placé au tout début, juste après un récapitulatif des principales informations concernant le webinaire (la date et la plateforme de diffusion).
• Le bouton de CTA "Ajouter à mon agenda" qui permet d’activer un rappel automatique via Google Agenda. L’internaute verra apparaître l’évènement dans son planning.
• Les photos de profil des intervenants, pour les présenter brièvement et humaniser leur intervention.
• Une structure d’e-mail hyper claire, avec un encadré coloré pour l’appel à l’action, des titres en gras pour le reste du texte ainsi que des emojis.
• La phrase d’accroche très percutante concernant l’argent et son incidence sur la relation de couple.
• Le fait de susciter l’interaction et l’engagement, en invitant les utilisateurs à poser leurs questions avant le webinaire.

2. Exemple de mail d’invitation storytellé

Prenons l’exemple d’un autre e-mail d’invitation, mais cette fois-ci pour une masterclass d’entrepreneure. il s’agit d’un contenu diffusé par Maëlane Faure, formatrice business et créatrice de la Micropreneure Academy.

• La toute première phrase d’accroche, directe et sans détour. Elle donne envie de continuer la lecture.
• Le storytelling, la transparence et l’authenticité du discours.
• La preuve sociale (nombre de participants au dernier évènement).
• Le visuel qui est à la fois attractif et efficace, car il résume l’essentiel des informations à retenir.
• Le détail du programme et les points qui seront abordés.
• Le fait de proposer deux dates différentes.
• Le "PS" en fin de message pour remettre une deuxième fois l’appel à l’action.

3. Exemple de mail d’invitation à une masterclass

Dernier exemple de mail d’invitation, celui de notre agence The Wonder Success. Nous organisons régulièrement des masterclass gratuites à destination des entrepreneurs : l’e-mail marketing nous permet de maximiser le taux de présence et d’atteindre nos objectifs de vente.

Ce qui fonctionne dans cet e-mail d’invitation :

• On part de la problématique et du point de douleur du potentiel client (ici = une newsletter qui ne convertit pas assez).
• On présente la masterclass comme une solution, avec différentes actions à implémenter pour résoudre le problème.
• Des passages mis en avant dans le texte, en gras et en couleur.
• Le fait de mentionner un temps d’échange avec des questions et des réponses en live.
• Le bouton d’appel à l’action orange sur fond blanc, avec un intitulé très explicite.

Vous l’aurez certainement compris, la rédaction de votre mail d’invitation est une étape incontournable si vous voulez mener à bien l’organisation de votre webinaire ou de votre masterclass. Cependant, il faut garder à l’esprit que cette action s’inscrit dans une stratégie plus globale : l’objectif est de programmer une séquence d’e-mails avec des relances et divers contenus engageants, et non pas d’envoyer un seul message afin d’inviter vos contacts.

Vous souhaitez gagner deux fois plus de temps pour la création de votre campagne ? Utilisez nos templates d’e-mails pour une masterclass ou un webinaire. Du message d’invitation jusqu’au mail de rappel, en passant par la confirmation d’inscription : il y a tous les modèles qu’il vous faut afin de générer un maximum d’engagement !