Comment organiser un webinar ? [Guide complet]

Juil 17, 2022 | 0 commentaires

Vous voulez lancer un évènement en ligne gratuit pour faire grossir votre audience ? Organiser un webinar est bien plus compliqué qu’on ne le pense. Les risques : faire face à des problèmes techniques par manque d’anticipation, avoir très peu de participants le jour J, ou encore choisir un thème peu pertinent pour votre cible (le pire scénario possible 😥). Pourtant, ce type de conférence digitale est une occasion en or d’augmenter votre liste d’e-mails, d’attirer des prospects qualifiés et de convertir de nouveaux clients ! Dans cet article, nous vous proposons donc un plan d’action en 8 étapes pour l’organisation d’un webinaire à succès. Cette roadmap est également valable si vous souhaitez organiser une masterclass ou tout autre type d’évènement digital. 😉

Qu’est-ce qu’un webinar ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, faisons un point sur la définition d’un webinar et son utilité pour votre business ! 🤓

Un webinar (ou webinaire en français) est une conférence en ligne offerte par une entreprise et animée par un ou plusieurs intervenant(s). C’est une sorte de séminaire sur le web auquel accèdent uniquement les participants inscrits.

Bien souvent, il s’agit d’un évènement en direct, mais vous avez aussi la possibilité de préenregistrer votre présentation. La première option reste tout de même plus impactante, et vous permet de générer de l’interaction avec votre audience.

💡 En e-learning, on peut aussi considérer ce type d’animation comme une classe virtuelle, car vous avez d’un côté l’expert qui fait sa démonstration, et de l’autre les apprenants. Par ailleurs, certaines personnes font la différence entre une masterclass et un webinar, mais le format et l’objectif restent finalement les mêmes, du moins dans les grandes lignes.

Pourquoi faire un webinar gratuit ?

Faire un webinar gratuit fait partie d’une stratégie d’acquisition, de fidélisation et de conversion de vos leads. C’est ce qu’on appelle un  »  lead magnet   » (ou freebie) dans le jargon du marketing, c’est-à-dire un aimant à prospects.

Le principal objectif d’organiser un webinar : récolter des adresses e-mail en échange d’une inscription. 

Par la même occasion, vous pouvez définir d’autres objectifs secondaires, tels que :

📍 Petit rappel : avoir une mailing list est très important pour votre entreprise, que ce soit en B2B ou en B2C. C’est une base de contacts potentiellement intéressés par votre offre, et avec qui vous pourrez communiquer régulièrement. Ces précieuses données vous appartiennent à 100 %. Avec une simple sauvegarde de fichier, vous ne risquez pas de les perdre du jour au lendemain (contrairement à un compte sur les réseaux sociaux 😬).

Organiser un webinar en 8 étapes

Face à l’ampleur de cette tâche, on peut vite se retrouver dépassé(e) et totalement perdu(e). 😓 Pour bien organiser un webinar, nous vous proposons donc de suivre notre plan d’attaque en 8 étapes. Pas à pas, vous allez voir tout ce qu’il faut anticiper et mettre en place pour lancer un webinar engageant, qui vous apporte les résultats escomptés ! Comme précisé au tout début de cet article, la méthode reste la même pour organiser une masterclass ou tout autre genre de webconférence.

Étape 1 : Définir une thématique pertinente pour vos prospects

C’est LE critère essentiel pour organiser un évènement digital à succès ! Et définir un thème pertinent demande de bien connaître votre client idéal : quelles sont les problématiques qu’il rencontre au quotidien ?

➡️ N’oubliez pas que le webinaire ou la masterclass s’inscrivent dans un esprit de partage et d’entraide. Il s’agit d’apporter du contenu de qualité à vos clients potentiels, et non pas juste de faire votre pub !

Pour attirer un maximum de participants à votre webinaire, ciblez un problème précis en fonction de votre domaine d’activité :

  • Comment reconnaître les symptômes d’un burn-out ? (coaching professionnel)
  • Comment bien s’équiper pour un marathon ? (sport)
  • Quand et comment débuter la diversification alimentaire de votre bébé ? (parentalité)
  • Quelles sont les pratiques à respecter pour une communication inclusive ? (rédaction web)
  • Comment faire une étude de mots-clés pour votre site web ? (SEO)
  • Quelle stratégie adopter pour augmenter la visibilité en ligne de votre e-commerce ? (communication digitale)

Étape 2 : Choisir votre outil de webinar

Il existe une grande diversité d’outils pour organiser un webinar.

Avant d’en choisir un, nous vous conseillons de lister vos critères :

  • Combien attendez-vous de participants ?
  • Quelle est la durée de votre intervention ?
  • Souhaitez-vous enregistrer la conférence en ligne pour envoyer un replay aux absents ?
  • Quelles sont les autres fonctionnalités dont vous avez besoin (rapport d’analyse avec vos statistiques, tracking des inscrits, connexion avec votre CRM, etc.) ?

La plupart du temps, les infopreneurs et les coachs en ligne préfèrent organiser un webinaire sur Zoom, mais cela nécessite de prendre un abonnement payant.

Si vous n’avez-vous la possibilité d’investir dans une plateforme d’évènement digital onéreuse, sachez qu’il est possible d’organiser un webinaire gratuit avec YouTube Livel’outil de réunion virtuelle JitsiMeet, ou l’application de visioconférence Livestorm.

Étape 3 : Créer un support de présentation efficace

C’est toujours plus agréable (pour l’intervenant ET les spectateurs !) d’avoir un support visuel lors d’un webinaire. Nous vous recommandons donc de le créer après avoir réfléchi au contenu de votre conférence. Par la suite, vous pourrez l’envoyer par mail à tous les inscrits, afin qu’ils gardent une trace écrite de cet évènement.

Lors de nos masterclass en ligne, nous utilisons l’outil Canva. Cela permet d’avoir un design personnalisé (aux couleurs de votre marque) et un rendu plus professionnel qu’un simple diaporama classique !

💡 Pensez à bien :

  • citer vos sources d’informations (notamment pour les données chiffrées) ;
  • parler de votre expérience personnelle avec du storytelling ;
  • rédiger un plan (voire un script) pour ne pas perdre le fil de votre argumentaire ;
  • vous entraîner pour être à l’aise à l’oral (en travaillant notamment votre tonalité de voix et votre posture face caméra) ;
  • tester plusieurs fois votre présentation dans les conditions du direct (en laissant du temps pour les questions et en apprenant à bien utiliser votre logiciel de webinaire).

Étape 4 : Créer le formulaire d’inscription et la page de capture

Votre webinaire est prêt ! 🥳 Maintenant, il faut vous attaquer au lancement et à toute l’organisation de l’évènement en ligne. Le but : que tout se déroule bien le jour J. 🤞🏼

La toute première chose à faire pour organiser un webinar : créer le formulaire d’inscription à intégrer sur votre page de capture.

C’est sur cette landing page que vos prospects vont s’inscrire en laissant leur mail. À vous de voir les autres informations que vous souhaitez récolter, en fonction de vos objectifs de prospection ou de visibilité : nom, prénom, nom de l’entreprise, secteur d’activité, etc.

➡️ Découvrez comment créer une landing page gratuite en seulement 5 étapes !

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Étape 5 : Promouvoir votre webinaire en ligne

Il est temps de passer à la communication de votre évènement digital. Là encore, il y a pas mal de détails à prévoir pour réussir à organiser un webinaire qui réunit beaucoup de leads qualifiés.

Vous pouvez miser sur différents canaux de communication pour promouvoir une conférence en ligne auprès de votre communauté : médias sociaux, blog d’entreprise, newsletter, campagne d’e-mailing ciblée ou encore messages privés sur LinkedIn. Si vous voulez toucher une audience plus large, testez également les Facebook Ads : c’est un outil très puissant pour avoir davantage de portée !

➡️ Par ailleurs, voici quelques conseils pour augmenter la visibilité du webinaire sur internet :

  • Communiquez la date de votre évènement bien à l’avance (3 semaines, voire un mois avant la date prévue). Vous aurez ainsi plus de temps pour toucher un maximum de personnes intéressées.
  • N’ayez pas peur de vous répéter en story sur Instagram, dans vos e-mails, etc. Vous ne « saoulerez » pas vos abonnés : ils ont besoin de ça pour intégrer l’information et passer à l’action !
  • Utilisez votre logiciel de marketing automation pour créer une séquence spécialement dédiée à votre webinaire. C’est l’occasion de vous présenter davantage, de dévoiler vos coulisses et de rappeler la date et l’heure aux inscrits. Il faut que l’attente soit in-sou-te-nable ! 😍
  • Si vous organisez un webinaire à plusieurs, parlez également des autres interventions et de leurs bénéfices. Cela renforce la valeur ajoutée de votre évènement, et peut donc convaincre vos contacts de s’inscrire.

Étape 6 : Animer un webinaire engageant et qui convertit

Savoir comment organiser un webinar est une chose, mais l’animer en est une autre ! C’est une compétence à part entière.

Si vous voulez vous distinguer des autres évènements digitaux, proposez un contenu original, ludique et dynamique. Tout l’enjeu est de réussir à capter l’attention, mais aussi de maintenir l’engagement pendant toute votre intervention.

Pourquoi ne pas surfer sur la tendance de la gamification ? 🕹️ Par exemple, proposez un quiz, un sondage en direct ou un challenge afin que les participants interagissent tout au long de votre présentation. Vous pouvez aussi organiser un tirage au sort parmi tous les commentaires pour remporter une surprise.

De même, n’hésitez pas à rebondir sur les réactions dans le chat de l’évènement. C’est un excellent moyen de créer une connexion et un lien de confiance avec vos prospects.

Étape 7 : Envoyer le replay du webinaire

Ultime étape pour la préparation de votre webinar en direct : programmer l’envoi du replay à tous les inscrits, qu’ils aient participé ou non à l’évènement. Notez que certaines entreprises font le choix de vendre le replay comme petit produit digital. Cependant, c’est à vous de voir si cela correspond bien à vos objectifs et à votre stratégie marketing ! 🤔

Diffuser gratuitement le replay d’un webinaire permet :

  • de fidéliser les participants ;
  • de toucher également les absents ;
  • d’identifier les « prospects chauds » (ceux qui cliquent sur le lien dans votre mail) ;
  • d’avoir un lead magnet à proposer en continu pour faire croître votre liste d’e-mails.

Étape 8 : Évaluer vos résultats

Toute action marketing doit être analysée si vous souhaitez mesurer son efficacité et optimiser vos résultats ! Il faut donc déterminer les indicateurs clés de performance (KPI) à évaluer.

Voici quelques exemples de KPI à suivre suite au lancement d’un évènement en ligne :

  • le taux d’inscription à votre webinaire (pour votre campagne d’e-mailing et/ou votre annonce publicitaire) ;
  • le nombre de nouveaux abonnés dans votre liste e-mail ;
  • le taux d’attrition (le % de participants qui ont abandonné le visionnage en cours d’évènement) ;
  • le nombre d’interactions lors du rendez-vous (commentaires, réactions, participations aux sondages, etc.) ;
  • le taux de conversion (le % de participants qui effectuent l’action demandée en fin de webinaire).

Et voilà, vous savez désormais comment organiser un webinar ou une masterclass à succès ! Il ne vous reste plus qu’à appliquer tous ces conseils et astuces avant de vous lancer. Organiser un évènement en ligne peut faire très peur et s’avère assez chronophage, mais le retour sur investissement vaut bien tous ces efforts. 😃

💡 Afin de vous faire gagner un temps considérable, nous avons créé un pack de 15 templates d’e-mails d’invitation à un webinaire ou à une masterclass. Ces modèles sont écrits sur un ton punchy et bienveillant, afin de convertir un maximum de contacts ! Vous n’avez plus qu’à vous laisser guider et à les personnaliser en fonction de votre cible.😊

20 TEMPLATES
D’EMAILS DE BIENVENUE

pour accueillir vos nouveaux inscrits dans votre mailing list sur un ton bienveillant et punchy.

Les emails de bienvenue sont la base pour vous présenter vous, vos offres et surtout commencer à créer du lien ! Et pourquoi pas faire vos premières ventes ?

20 TEMPLATES
D’EMAILS DE BIENVENUE

pour accueillir vos nouveaux inscrits dans votre mailing list sur un ton bienveillant et punchy.

Les emails de bienvenue sont la base pour vous présenter vous, vos offres et surtout commencer à créer du lien ! Et pourquoi pas faire vos premières ventes ?

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