10 idées pour augmenter le nombre d’inscrits à un évènement grâce à l’e-mail marketing

Dans cet article, on partage avec vous 10 idées pour augmenter les inscrits à un évènement grâce à une série d’e-mails irrésistibles. Webinaire, masterclass, workshop, atelier, conférence, séminaire ou encore soirée afterwork… Qu’il s’agisse d’un évènement en ligne ou en présentiel, gratuit ou payant, toutes ces techniques d’e-mail marketing se révèleront particulièrement efficaces.

1. Diffuser des e-mails de "teasing" avant l’annonce officielle

L’e-mail de teasing est un incontournable, parce qu’il permet de susciter la curiosité de votre audience avant même l’annonce de l’évènement. Concrètement, il s’agit d’envoyer un ou plusieurs messages pour dévoiler votre projet dans les grandes lignes, et commencer à divulguer quelques informations exclusives. Vous pouvez donner un indice sur la thématique de votre évènement, révéler les coulisses de vos préparatifs (sans dire de quoi il s’agit exactement), ou encore mettre un compte à rebours avant la date de votre révélation finale.

L’objectif est de préparer le terrain, pour faire en sorte que vos contacts soient prêts et motivés à l’ouverture des inscriptions. Grâce à l’effet d’attente, vous attiserez l’attention de vos destinataires et maintiendrez le suspense, créant ainsi un véritable engouement pour votre évènement. Vos abonnés auront l’impression d’être dans la confidence, puisqu’ils seront avertis de votre “petit secret” avant tout le monde.

Quelques conseils pour réussir vos e-mails de teasing :

• Tenez compte des préférences et des attentes de votre cible (Qui est-elle ? Comment lui parler ? Qu’est-ce qui la fait vibrer ?).
• Commencez à teaser par mail 1 à 2 semaines avant l’annonce officielle, et limitez-vous à 2 ou 3 messages maximum (selon l’importance de l’évènement).
• Gardez une part de mystère jusqu’à la fin, pour ne pas lasser ou décevoir votre audience.
• Soignez vos objets d’e-mails pour capter l’intérêt de vos abonnés ("J-7 : Prépare-toi pour l’évènement de l’année", "Quelque chose se trame en coulisses…" ou bien "Tu aimes les surprises ?").
• Intégrez des appels à l’action adaptés ("Je veux être averti(e) en premier", "Je réserve ma place en priorité", ou encore "Je m’inscris à l’alerte de lancement").

2. Personnaliser au maximum l’e-mail d’invitation à l’évènement

Envoyer un e-mail d’invitation personnalisé est beaucoup plus impactant qu’un simple message d’invitation adressé à toute votre liste de contacts. En effet, la personnalisation d’un courriel augmente le taux d’ouverture, les gens étant plus enclins à ouvrir un message qui semble leur être directement destiné). Aussi, cela crée un sentiment de proximité, renforce la relation avec vos prospects et génère plus d’engagement.

Nos conseils pour personnaliser vos e-mails d’invitation à un évènement :

• Segmentez votre mailing list en créant des sous-groupes de contacts à qui vous enverrez des messages adaptés à chaque situation (les prospects froids auront besoin de plus d’explications et d’arguments, tandis que vos anciens clients apprécieront de recevoir une invitation VIP par exemple).
• Mentionnez le prénom du destinataire dans l’objet du message, l’accroche et le contenu.
• Contextualisez votre invitation pour montrer que vous tenez compte des besoins et des préférences de votre contact ("Étant donné votre intérêt concernant [thématique], j’ai pensé à vous pour cet événement inédit…").

➡️ Inspirez-vous de nos exemples d’e-mails d’invitation à un webinaire pour créer vos propres messages d’invitation, quel que soit le type d’évènement organisé.

3. Créer une landing page attractive pour générer un maximum d’inscriptions

Troisième idée pour augmenter le nombre d’inscrits à un évènement : renvoyer vos abonnés vers une landing page bien conçue et attractive. En effet, si vous vous contentez de créer une page d’inscription toute simple (uniquement avec des champs à compléter pour s’inscrire), vous risquez d’avoir un fort taux de rebond.

À l’inverse, une page d’atterrissage pensée spécifiquement pour convertir va permettre :

• De mettre en avant la valeur ajoutée de votre évènement. Contrairement à un simple formulaire d’inscription, vous disposez de tout l’espace nécessaire pour détailler le programme, mettre de jolis visuels, expliquer les bénéfices concrets pour les participants, présenter les intervenants, etc.
• De renforcer votre crédibilité grâce à des éléments de réassurance (témoignages de participants aux éditions précédentes, logos de vos clients ou partenaires prestigieux, extraits vidéo d’anciens évènements, compteur qui indique le nombre d’inscrits en temps réel).

Plus votre landing page d’inscription à l’évènement sera persuasive et rassurante, plus vous transformerez vos prospects en participants.

➡️ Vous ne savez pas trop quoi mettre sur votre landing page pour donner envie de s’inscrire à votre évènement ? Suivez nos 6 conseils pratiques pour récolter un maximum de leads sur votre landing page.

4. Utiliser le storytelling pour capter l’attention et donner envie de s’inscrire

Le storytelling est votre meilleur allié pour créer une connexion émotionnelle avec vos prospects. N’hésitez donc pas à vous en servir afin de les convaincre de participer à votre évènement.

Plutôt que de simplement énumérer des informations pratiques, racontez une histoire qui va entrer en résonance avec les préoccupations de vos abonnés. Ils se projetteront et s’identifieront naturellement à la situation qui est décrite, en lien avec la problématique que vous proposez de résoudre lors de votre évènement.

Ci-dessous, un exemple d’e-mail storytellé envoyé par Doriane Baker afin de promouvoir un évènement en ligne :

5. Proposer un cadeau à télécharger pour toute inscription

Le bon vieux "contenu offert" reste l’une des techniques marketing les plus efficaces pour booster vos inscriptions à un évènement. Il peut s’agir d’un cahier d’activités avec des exercices pratiques, d’une checklist détaillée, d’une mini-formation, d’un kit de templates ou tout simplement de l’enregistrement vidéo de l’évènement (le replay n’étant envoyé qu’aux inscrits).

Si cette méthode fonctionne si bien, c’est parce qu’elle peut augmenter la valeur perçue de votre offre, apporter une satisfaction immédiate (pas besoin d’attendre l’évènement pour obtenir de la valeur) et limiter le risque perçu (la personne peut "tester" votre expertise avant de réserver un créneau dans son agenda pour réellement participer à votre évènement).

Pour que le contenu proposé soit attractif, privilégiez les formats courts, simples d’accès et facilement implémentables. Ce cadeau doit être en lien direct avec la thématique de votre évènement : il doit mettre l’eau à la bouche et donner envie d’en découvrir plus lors de votre intervention.

6. Offrir un bonus exclusif aux premiers inscrits

Si offrir un cadeau à tous vos inscrits est efficace, ajouter une dose de rareté avec des bonus réservés aux premiers inscrits l’est encore plus ! Cela crée un sentiment d’urgence, puisque personne ne veut rater une opportunité limitée. Au lieu d’attendre, les contacts les plus hésitants vont sauter sur l’occasion et se décider beaucoup plus vite à s’inscrire.

Comme l’accès à ce bonus est limité, nous vous conseillons de choisir un contenu premium à offrir :

• un coaching individuel de 45 minutes ;
• un audit personnalisé ;
• un accès privilégié à une communauté privée ;
• une session supplémentaire en live pour vous poser des questions ;
• des goodies à recevoir par voie postale.

7. Générer de l’engagement avec un challenge ou des mini-exercices à réaliser avant l’évènement

Autre idée pour augmenter le nombre d’inscrits à un évènement : proposer à vos contacts de participer à un challenge ou à un défi (avec des mini-exercices à réaliser ou une feuille de route à compléter), toujours en lien avec la thématique de votre intervention. Cela va créer une dynamique, tout en donnant un avant-goût de vos compétences et de votre expertise. Plus ce sera ludique et interactif, plus cela va générer de l’engagement.

Qui plus est, cette stratégie permet de préparer mentalement vos inscrits, de les mettre dans les meilleures dispositions et d’augmenter leur participation active le jour J.

8.  Solliciter les potentiels participants pour définir les modalités de l’évènement

Pour accroître le nombre d’inscriptions à un évènement, vous pouvez également solliciter la participation de votre audience. Autrement dit, impliquer vos futurs participants dans l’organisation et la conception de l’évènement. D’une part, ils se sentiront valorisés et écoutés. D’autre part, vous vous assurez d’animer un évènement qui correspond parfaitement à leurs attentes

Par exemple, vous pouvez demander à vos abonnés :

• de choisir le créneau horaire et le jour du rendez-vous ;
• d’envoyer leurs interrogations pour une session questions/réponses personnalisée ;
• de classer par ordre d’importance divers sujets que vous souhaitez aborder ;
• de lister certains points qui méritent plus d’approfondissement ;
• de proposer des cas pratiques à analyser à la fin de l’évènement.

N’oubliez pas de fixer une deadline pour les retours et suggestions. De même, communiquez rapidement sur les choix retenus afin de montrer que vous tenez compte de l’opinion et des besoins de votre audience.

➡️ Besoin d’un coup de pouce pour l’organisation d’un évènement en ligne ? On vous dit comment organiser un webinar ou une masterclass en 8 étapes clés.

9. Envoyer un mail de relance avec de la preuve sociale

La preuve sociale est l’un des leviers de conversion les plus puissants, tout simplement parce que nous faisons naturellement confiance aux retours d’expérience d’autres personnes qui nous ressemblent.

Dès lors, nous vous invitons à mentionner dans vos e-mails de relance diverses preuves sociales qui vont générer un sentiment de confiance et vous conférer davantage de crédibilité :

• Des témoignages d’anciens participants satisfaits.
• Les avis positifs de vos clients (à propos de votre expertise, de vos compétences et de votre savoir-faire).
• Une étude de cas ou un avant/après qui prouve que vous pouvez aider votre audience à atteindre les résultats escomptés.

Ci-dessous, l’exemple d’un mail de relance pour l’invitation à un évènement envoyé par Christelle Karolak, avec 3 retours positifs sur ses précédents lives :

10. Programmer des rappels ciblés aux contacts qui ont ouvert vos messages sans s’inscrire

Enfin, dernière idée pour augmenter les inscriptions à un évènement : envoyer des messages de rappels ciblés aux contacts qui n’ont pas encore sauté le pas. En effet, il arrive que certains abonnés ouvrent vos e-mails, mais ne cliquent pas sur vos appels à l’action. Cela ne signifie pas pour autant que tout est perdu ! Une dernière relance peut les convaincre d’agir, même s’il ne reste que quelques heures avant votre évènement.

Dans votre dernier mail de rappel, vous pouvez utiliser certains leviers psychologiques qui ont fait leurs preuves :

• L’effet de rareté ("Il ne reste plus que X places").
• L’effet FOMO qui se caractérise par la peur de rater ou de manquer quelque chose ("Il n’y aura pas de replay, je compte sur toi pour ne pas surtout pas rater cet évènement unique et très spécial").
• L’effet de groupe qui pousse à faire comme les autres ("Déjà 200 personnes inscrites à l’évènement ! Tu nous rejoins ?").
• Un marqueur d’urgence qui incite à agir rapidement (compte à rebours avant le début de l’évènement).

Ci-dessous, un exemple d’e-mail de rappel pour une masterclass organisé par Sarah de Legal Peach. Il s’agit d’un message ciblé puisqu’il n’est envoyé qu’aux contacts qui ne se sont pas encore inscrits à l’évènement.

Besoin d’aide pour augmenter le nombre d’inscrits à votre évènement ?

Deux solutions s’offrent à vous, selon vos besoins :

1️⃣ Utilisez nos templates d’e-mails pour une masterclass ou un webinaire. Ces modèles d’e-mails copywrités vous feront gagner un temps considérable et donneront envie à vos abonnés de participer à votre évènement digital. Messages d’invitation, de confirmation d’inscription, de rappel ou d’envoi du replay : tout y est !

2️⃣ Confiez-nous la rédaction et l’automatisation de vos e-mails. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre cœur de métier, tout en vous assurant de générer un maximum d’inscriptions grâce à une stratégie d’e-mailing sur mesure. Pour nous faire part de votre demande, réservez votre appel découverte gratuit et échangez avec Alexandrina, la fondatrice de notre agence.