Comment faire un calendrier éditorial de newsletter ?

Vous trouvez ça tentant d’écrire vos newsletters au feeling, selon l’inspiration du moment ? On préfère vous prévenir, l’improvisation n’a jamais donné de bons résultats en e-mail marketing ! À la place, on vous recommande fortement de créer un calendrier éditorial de newsletter pour orchestrer tous vos envois de façon stratégique. Grâce à cet outil de planification, vous éviterez le fameux syndrome de la page blanche et les newsletters bâclées à la dernière minute… Ou pire encore, les longs silences radio qui font que vos abonnés vous oublient.

Dans cet article, on vous explique comment faire un calendrier de newsletter en 5 étapes clés et on vous fournit plusieurs ressources afin de vous aider à être plus efficace. Gage de régularité, de cohérence et de pertinence, ce planning éditorial de newsletter renforcera l’impact de chaque message auprès de votre audience.

➡️ Avant de vous lancer dans la création de votre calendrier éditorial, nous vous invitons à travailler sur votre stratégie de newsletter. Cela vous permettra d’être au clair sur vos objectifs, votre proposition de valeur, la fréquence d’envoi de vos e-mails ou encore votre style d’écriture et votre tonalité éditoriale.

Étape 1 : déterminer vos piliers de communication

Ces piliers de communication ou piliers de contenus sont les grands thèmes récurrents que vous allez aborder dans vos newsletters. Ils doivent être en lien direct avec votre secteur d’activité (ce sur quoi vous êtes légitime de communiquer étant donné vos compétences, vos connaissances ou encore votre parcours). Bien entendu, ils doivent aussi intéresser votre audience.

Quelques pistes de réflexion pour vous aider à trouver vos piliers de communication :

• Quels sont les centres d’intérêt et les problématiques de votre client idéal ?
• Quels sont les sujets qui vous passionnent et sur lesquels vous avez envie d’écrire régulièrement ?
• Sur quels aspects de votre activité pouvez-vous apporter une réelle valeur ajoutée, notamment si l’on tient compte des newsletters concurrentes ?

Nous vous conseillons de définir 3 à 5 piliers de contenus maximum. Choisissez des thématiques suffisamment larges pour vous permettre de les décliner en de nombreux sujets, mais assez précises pour ne pas trop vous éparpiller.

➡️ Prenons l’exemple d’une coach en reconversion professionnelle. Ses 4 piliers de communication pourraient être : « Apprendre à se connaître », « Construire son projet professionnel », « Se former » et « Se reconvertir ».

Étape 2 : identifier les grandes dates et les évènements clés de votre calendrier éditorial

La deuxième étape pour concevoir votre calendrier de newsletter est d’identifier les temps forts qui vont rythmer l’année à venir.

Par exemple :

• Les évènements saisonniers (la rentrée scolaire, les fêtes de fin d’année, la fête des Mères, la Saint-Valentin, le Black Friday, etc.).
• Les dates clés pour votre entreprise (le lancement d’un nouveau produit ou d’un nouveau service, votre anniversaire d’entreprise ou encore l’ouverture des inscriptions à votre formation).
• Les journées internationales, mondiales, nationales ou thématiques liées à votre domaine d’activité.

Ces rendez-vous annuels sont autant d’opportunités de créer du contenu pertinent pour vos lecteurs. La rentrée de septembre est un moment propice pour parler de nouveaux départs et de projets, tandis que janvier est idéal pour évoquer vos résolutions et le bilan de l’année écoulée. 

Munissez-vous d’un calendrier annuel et placez-y tous ces évènements. Grâce à cette vue d’ensemble, vous serez en mesure de repérer les périodes charnières, mais aussi les creux à combler avec du contenu de fond. N’hésitez pas à utiliser un code couleur pour bien distinguer les différents types d’évènements : du rouge pour les fêtes commerciales, du jaune pour les dates importantes en interne, etc.

Une fois toutes ces dates repérées, vous pourrez les placer sur votre planning éditorial de newsletter afin d’orienter vos choix de sujets.

➡️ Même dans le cas d’une newsletter automatisée, nous vous conseillons de tenir compte des évènements qui surviennent en cours d’année. La grande majorité de vos messages seront des newsletters evergreen rédigées et programmées bien à l’avance, mais vous pourrez tout de même laisser de la place dans votre calendrier pour créer du contenu plus “frais”, en lien avec les actualités du moment ou les dernières tendances du marché.

Étape 3 : trouver des idées de sujets pour chaque pilier de contenus

Maintenant que vous avez défini vos piliers de contenus et identifié les temps forts de votre calendrier, il va falloir trouver des idées de sujets à aborder dans vos e-mails réguliers.

Si vous avez décidé d’envoyer une newsletter mensuelle à vos abonnés, cela fera en tout une cinquantaine d’idées de newsletters à chercher pour l’année… Oui, ça fait beaucoup ! Et c’est justement pour cette raison qu’il vaut mieux anticiper votre production de contenus. Cela vous épargnera du stress, en particulier dans les moments de rush où vous aurez déjà beaucoup à gérer pour faire tourner votre business.

Tout d’abord, commencez par noter toutes vos idées de sujets dans un carnet. Inspirez-vous des actualités de votre secteur, des questions posées fréquemment par vos clients, des problématiques que vous rencontrez ou encore des retours d’expérience que vous aimeriez partager avec votre audience. Si vous avez un blog sur votre site web professionnel, sachez que vous pouvez aussi convertir vos articles en e-mails. Le recyclage de contenus peut vous faire gagner pas mal de temps lors de cette phase de brainstorming.

Ensuite, prenez le temps de faire le tri dans toutes vos idées. Certaines d’entre elles peuvent se recouper, ou bien ne pas être si pertinentes que ça au final. Sélectionnez uniquement celles qui vous semblent utiles et alignées avec vos objectifs.

Enfin, posez-vous ces questions essentielles pour chaque sujet que vous avez choisi de traiter :

1️⃣ Quel message souhaitez-vous faire passer ? S’agit-il d’informer, d’éduquer, de divertir ou de vendre ? Si on reste sur notre exemple de la coach en reconversion, une newsletter sur le pilier de communication "Apprendre à se connaître" pourrait avoir comme message principal "L’importance de faire le point sur ses valeurs avant de changer de métier".

2️⃣ Comment allez-vous transmettre ce message ? Réfléchissez à l’angle d’attaque le plus pertinent. Vous pouvez déboulonner une idée reçue avec divers exemples, raconter une anecdote personnelle ou encore partager la success story d’un client.

3️⃣ Quelles émotions et réactions souhaitez-vous susciter chez vos lecteurs ? Éveiller leur curiosité ? Les rassurer et les mettre en confiance ? Les faire rêver ? Ou bien les motiver pour leur donner envie d’agir par exemple ?

4️⃣ Quel format de newsletter sera le plus efficace ? Une interview, un jeu sous forme de quiz, une liste de conseils pratiques ou encore une étude de cas ?

5️⃣ Quel sera l’appel à l’action (call-to-action ou CTA) ? Chaque e-mail doit avoir un objectif clair et précis (que vos abonnés vous répondent en partageant leur avis, qu’ils téléchargent une ressource que vous avez créée, qu’ils visitent votre site internet, etc.

Tous ces éléments devront apparaître dans votre calendrier éditorial de newsletter. À côté de chaque idée de sujet, vous aurez donc le pilier de contenu auquel il se réfère, le message à faire passer, l’angle d’attaque pour transmettre ce message, les émotions à générer chez vos lecteurs, le format du mail et l’appel à l’action qu’il faudra intégrer. Tout cela facilitera grandement le processus de rédaction.

Étape 4 : répartir vos sujets sur l’année en variant les thématiques et les formats d’e-mail

À présent, il est temps de répartir vos sujets de façon stratégique dans votre planning de newsletter. Vous aurez ainsi la date à laquelle chaque message doit être envoyé à votre mailing list.

Pour maintenir l’intérêt et l’engagement de vos abonnés tout au long de l’année, prenez soin de varier les thématiques et les formats d’e-mails. Car si vous envoyez toujours le même type de contenu d’une semaine à l’autre, cela risque de lasser votre audience.

De même, faites en sorte d’avoir un bon équilibre entre contenus informatifs et contenus commerciaux. Si vous n’envoyez que des newsletters à haute valeur ajoutée sans jamais promouvoir vos offres, vous n’allez certainement pas générer des ventes. À l’inverse, si vous faites sans cesse votre pub dans vos newsletters sans jamais délivrer de valeur à vos abonnés, ceux-ci risquent de se désinscrire de votre liste de diffusion.

➡️ Vous ne savez pas trop comment formaliser votre calendrier ? Vous pouvez tout simplement créer un tableur sur Excel ou Google Sheets, ou bien vous servir d’outils d’organisation comme Notion (l’idéal pour collaborer en équipe).

Étape 5 : planifier la rédaction et l’envoi des newsletters

Dernière étape pour réaliser votre calendrier éditorial de newsletter, et non des moindres : organiser concrètement la production et l’envoi de vos e-mails. Cette phase est cruciale puisqu’elle fait pleinement partie du processus de planification des newsletters.

Pour finaliser votre calendrier, vous devez :

• Inscrire une deadline pour la finalisation de chaque newsletter (en prévoyant une marge de sécurité de 2 à 3 jours par rapport à la date d’envoi en cas d’imprévu).
• Indiquer la répartition des tâches si vous travaillez en équipe (qui se charge d’écrire le contenu, de relire et de corriger le texte, de chercher ou de créer des visuels, d’intégrer et de programmer la newsletter dans l’outil d’e-mailing, puis de suivre les statistiques après l’envoi du mail).

Et voilà, vous savez désormais comment faire un calendrier de newsletter pour planifier sereinement tous vos envois et ne manquer aucun rendez-vous avec vos abonnés. En suivant cette organisation rigoureuse, vous vous assurez que vos newsletters seront envoyées dans les temps, avec un niveau de qualité constant. Toutefois, gardez à l’esprit qu’un bon planning éditorial est un planning qui s’adapte et qui fait donc preuve de flexibilité. N’hésitez pas à le faire évoluer en fonction des retours de vos abonnés, de l’actualité du moment ou encore de vos apprentissages suite à l’analyse de vos performances.

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